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¿Cómo saber si un proceso se puede automatizar?
Hazte estas cinco preguntas sobre el proceso. Cuantos más «sí», mejor candidato es.
- ¿Se repite muchas veces a la semana, de la misma forma?
- ¿Los datos llegan por escrito —un correo, un PDF, un formulario— y no solo de palabra?
- ¿Alguien copia información de un sistema a otro?
- ¿Hay una regla clara para decidir qué hacer, aunque tenga excepciones?
- ¿Si sale mal, se nota y se puede corregir antes de que llegue al cliente?
Si la respuesta a la tercera es «sí», ya tienes un candidato. Copiar datos entre sistemas es el trabajo que más horas consume y que menos valor aporta.
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¿Cuánto cuesta hoy ese proceso?
Sin este número no se puede decidir nada. La cuenta es sencilla: veces por semana, por minutos que lleva cada vez, por el coste por hora de quien lo hace, por 46 semanas de trabajo al año.
| Ejemplo | Cálculo | Coste al año |
|---|---|---|
| Cargar 120 facturas de proveedor a la semana, 3 minutos cada una | 120 × 3 min = 6 h/semana × 25 €/h × 46 | 6.900 € |
| Pasar 40 pedidos de la tienda online al ERP, 5 minutos cada uno | 40 × 5 min = 3,3 h/semana × 22 €/h × 46 | 3.400 € |
| Responder 60 consultas repetidas por WhatsApp, 4 minutos cada una | 60 × 4 min = 4 h/semana × 20 €/h × 46 | 3.700 € |
Los costes por hora son ilustrativos: usa los de tu empresa con cargas sociales incluidas. Y suma lo que no sale en la cuenta: los errores de tecleo, el retraso cuando esa persona está de vacaciones y lo que no se hace porque no hay tiempo.
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¿Qué no conviene automatizar?
- Un proceso que nadie hace igual dos veces. Primero hay que ordenarlo; automatizar el desorden lo hace más rápido, no mejor.
- Algo que pasa tres veces al año. El coste de montarlo y mantenerlo no se recupera.
- Decisiones que dependen del criterio de alguien con experiencia y que, si salen mal, no se ven hasta tarde.
- Un proceso que va a cambiar en meses, por un cambio de programa o de normativa. Conviene esperar al cambio y automatizar sobre lo nuevo.
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¿Por dónde empezar?
Por uno solo: el que tenga el número más alto en la cuenta anterior y menos riesgo si falla. Se monta, se mide un mes contra cómo era antes y, si se pagó, se pasa al siguiente.
El error más caro es querer automatizarlo todo de una vez. Los proyectos que se caen casi nunca fallan por la tecnología: fallan porque nadie sabía qué número tenía que mejorar.
¿Quieres saber si en tu caso conviene?
El diagnóstico mide tu proceso real y termina con un número: cuántas horas se van y cuánto cuestan al año. Si no conviene automatizarlo, también te lo decimos.