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¿Cuál es el problema de usar un chat de IA público?
Que la gente ya lo hace. Alguien del equipo pega un contrato, una nómina o el historial de un paciente en un chat gratuito para que se lo resuma. Funciona, y en ese momento la empresa acaba de comunicar datos personales a un tercero sin contrato, sin informar al interesado y, según el servicio y la configuración, quizá para que se usen en el entrenamiento del modelo.
Prohibirlo no suele funcionar. Lo que funciona es dar una alternativa igual de cómoda que sí cumple.
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¿Qué pide el RGPD?
El reglamento no habla de inteligencia artificial, pero sus reglas aplican igual. Para una pyme que quiere usar IA con sus documentos, las que importan son estas:
- Contrato de encargado del tratamiento (artículo 28) con el proveedor del servicio de IA, que fije para qué puede usar los datos y que no puede usarlos para otra cosa.
- Saber dónde se procesan los datos. Si salen del Espacio Económico Europeo, tiene que haber una garantía de transferencia válida.
- Minimizar: el asistente tiene que ver solo los documentos que necesita cada persona, no todo el servidor.
- Registrar el tratamiento y, si se procesan datos sensibles a gran escala —salud, por ejemplo—, valorar una evaluación de impacto.
La Agencia Española de Protección de Datos tiene guías específicas sobre tratamientos con inteligencia artificial. Si trabajas con datos de salud o de menores, consúltalas antes de elegir proveedor.
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¿Qué opciones hay?
| Opción | Dónde están los datos | Para quién |
|---|---|---|
| Versión empresarial de un asistente comercial | En el proveedor, con contrato y sin entrenamiento con tus datos | Empresas que quieren empezar rápido con documentos poco sensibles |
| Modelo por API con región europea | En la nube del proveedor, en servidores de la UE | Cuando necesitas integrar la IA con tus sistemas |
| Modelo instalado en tu infraestructura | En tus servidores o en tu nube privada | Datos sensibles o exigencias de clientes y auditores |
En los tres casos, lo que hace que el asistente responda bien no es el modelo: es que encuentre el documento correcto y cite de dónde sacó la respuesta. Un asistente que contesta sin decir la fuente no sirve para trabajar.
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¿Por dónde empezar?
- Elige un conjunto de documentos acotado y que se consulta mucho: el manual de procedimientos, las condiciones de los productos, la normativa interna.
- Decide quién ve qué. Si hay documentos de dirección o de recursos humanos, quedan fuera o con acceso restringido desde el principio.
- Firma el contrato de encargado antes de cargar nada.
- Prueba con preguntas reales del equipo durante dos semanas y revisa las respuestas que no citan fuente o citan la equivocada.
Fuentes oficiales
¿Quieres saber si en tu caso conviene?
El diagnóstico mide tu proceso real y termina con un número: cuántas horas se van y cuánto cuestan al año. Si no conviene automatizarlo, también te lo decimos.